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Archivio Storico Comunale

NORME DI ACCESSO ALL'ARCHIVIO STORICO COMUNALE

La consultazione dell'archivio storico comunale

La consultazione dell'archivio storico comunale, conservato nella sezione separata d'archivio, è disciplinata dal regolamento approvato dal Consiglio comunale. I documenti dell'archivio storico sono consultabili gratuitamente da chiunque, cittadino italiano o straniero, con uguali diritti e doveri, ad eccezione di quanti risultino essere stati formalmente esclusi dalle sale di studio con provvedimento ministeriale. Fanno eccezione, secondo la normativa di legge, i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data; contenenti dati sensibili e dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento di dati personali, che divengono consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. L'accesso, per motivi di studio, ai documenti esclusi dalla consultazione può essere autorizzata dal Ministero dell'Interno, tramite domanda da indirizzare direttamente alla Prefettura di Rovigo. Il Referente dell'archivio storico può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.

Autorizzazione alla consultazione dei documenti

Per consultare i documenti dell'archivio è necessario presentare domanda al Comune, anche via fax, indicando l'oggetto della ricerca e le sue finalità, impegnandosi a consegnare all'Ente, gratuitamente, una copia dell'eventuale pubblicazione o dell'elaborato realizzato consultando le fonti d'archivio. Gli elaborati e le tesi ricevute sono escluse dalla consultazione pubblica, salvo diverse indicazioni dell'autore. L'autorizzazione, rilasciata dal Responsabile del servizio archivistico, è strettamente personale, è valida per una singola ricerca e per l'anno solare in corso. Una volta ottenuta l'autorizzazione alla consultazione, l'accesso alla sala di studio va preventivamente concordato con il Referente del servizio. L'utente è obbligato a rispettare le norme per l'accesso alla sala di studio e il Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici.

Accesso alla sala di studio

Gli utenti ammessi alla sala di studio sono tenuti ad esibire un valido documento d'identità e ad apporre la propria firma leggibile sul registro delle presenze giornaliere. È vietato introdurre nella sala borse, cartelle, giornali e contenitori di qualsiasi genere (che vanno collocati nell'apposito armadio che si trova a piano terra, di fronte all'entrata dell'ascensore) nonché cibi, bevande e altro materiale che possa compromettere la conservazione della documentazione. È assolutamente vietato fumare. È vietato l'uso di telefoni portatili e di altri dispositivi elettronici che possano arrecare disturbo ad altri studiosi. È consentito l'uso del computer personale previo avviso al Responsabile del servizio. Gli utenti che non rispettano le norme per l'accesso alla sala di studio potranno essere allontanati dalla stessa.

Consultazione dei documenti

Per l'individuazione dei pezzi da consultare ci si avvale degli elenchi e degli inventari presenti nella sala di studio e delle informazioni fornite dal personale addetto. Non possono essere richieste più di 3 unità archivistiche (buste, registri ecc.) per volta.

La consegna dei pezzi viene espletata immediatamente. Durante la consultazione l'utente deve avere cura di consultare un solo pezzo per volta e non compiere alcuna azione che possa danneggiare il materiale documentario.

E' vietato estrarre, danneggiare, modificare, scomporre o segnare in qualsiasi modo i documenti ricevuti in consultazione. Non è consentito scambiarsi le unità documentarie senza autorizzazione scritta dell'addetto della sala di studio. Il materiale va riconsegnato al termine della ricerca; a richiesta potrà essere tenuto in deposito temporaneo, a disposizione del richiedente, per un periodo massimo di tre mesi.

Fotocopie e riproduzioni fotografiche dei documenti

Possono essere effettuate fotocopie e riproduzioni fotografiche dei documenti dell'archivio storico comunale secondo le modalità fissate dal Regolamento comunale. Non è ammessa la fotoriproduzione dei documenti antichi e comunque in cattivo stato di conservazione e di difficile maneggiabilità o per i quali possa risultare evidentemente dannosa l'operazione ai fini della conservazione.

Pubblicazione di riproduzioni fotografiche di documenti

Per la pubblicazione di documenti dell'archivio storico comunale deve essere richiesta la relativa autorizzazione, impegnandosi alla consegna di due copie al Comune di Fratta Polesine.

Come citare i documenti dell'archivio storico comunale

La citazione di documenti o parti di documenti conservati presso l'Archivio storico del Comune di Fratta Polesine deve riportare l'indicazione esatta dell'Ente: "Archivio storico del Comune di Fratta Polesine" abbreviato in ACFP e i dati identificativi del documento (fondo e serie di appartenenza, unità archivistica, data del documento).

Visualizza il Codice Deontologico (pdf 1.5 MB)